Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word
Mail merge atau surat masal adalah
salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan
dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan
nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita.
Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju,
cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka
nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format
surat tadi.
Tidak hanya format surat saja
kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko
formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah
solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat
daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir
tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.
Untuk membuat mail merge berikut ini adalah
langkah-langkahnya :
1. Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa
surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)
2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail
Merge, pilih Step by Step Mail Merge
3. Akan muncul panel Mail Merge disebelah
kanan jendela Word anda.
4. Pada Select document type pilih Letters
kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan
4.
5. Pilih Use the current document kemudian klik Next
6. Pada pilihan select recipients, jika anda belum
membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.
7.
1. Akan muncul jendela New Address list.Untuk
memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian
dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.
Klik Customize columns.
b. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai
semua nama kolom terhapus
c. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian
beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)
d. tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan
anda.
e. Jika dirasa sudah cukup klik OK
f. Muncul jendela New address list. Masukkan data-data
yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK
1. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau
dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
h Simpan pada folder dimana tempat dokumen
tersimpan kemudian klik Save
i. muncul daftar list yang sudah siap untuk
dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau
bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan
tanda centang pada list tersebut.
1. Klik Next : Write your letter untuk melajutkan
2. Sampai
disini akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk
dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.
Pada pilihan
write your letter, pilih More item
Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai
dengan dokumen kemudian klik insert
kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data.
Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat
hasil.
Selesai.. Semoga Bermanfaat
sumber :
thankyou .. izin
BalasHapus